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Apoyo de proveedores de atención médica, Formularios, Declaraciones de información sobre la vacuna

Vacunación en escuelas (SLV): información para los encargados de la planificación

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Hacer participar y solicitar apoyo a los proveedores de servicios médicos

En los Estados Unidos, a los niños se los vacuna principalmente en el consultorio de su pediatra o de su médico de atención primaria (Groom, 2007). Ya que la idea de vacunar a los niños en las escuelas puede ser poco común para algunos padres/tutores, puede haber cierta reticencia para permitir la vacunación contra la influenza en las escuelas. Los padres/tutores pueden buscar asesoramiento, inclusive el proveedor de atención médica de su hijo (Woodruff, 1996). Por este motivo, el éxito de los programas de la SLV será también mayor al hacer participar y solicitar apoyo a los proveedores de servicios médicos locales, especialmente pediatras, médicos de cabecera, obstetras/ginecólogos (porque a menudo se desempeñan como proveedores de atención médica primaria para adolescentes), y clínicas de salud comunitarias. Las asociaciones con organizaciones tales como la Asociación Estadounidense de Pediatras y la Academia Estadounidense de Médicos de Familia también pueden contribuir al éxito del programa de SLV y ayudar a conseguir el apoyo de los médicos locales. Se adjuntó un modelo de carta para proveedores [32 KB, 1 página]. Contar con los mecanismos necesarios para difundir información sobre la vacuna a proveedores de atención médica también ayudará a lograr el respaldo de los proveedores de atención médica locales.

Se espera que la mayoría de los proveedores apoyen a las clínicas de la SLV, aunque algunos se muestran preocupados en que la vacunación se realice fuera de sus consultorios, especialmente cuando no pueden mantener un registro actualizado de sus pacientes y no disponen de la información adecuada si un paciente busca asistencia por una posible reacción adversa a la vacuna. Es necesario dirigir los programas de la SLV para asegurarse de que a los niños se les vacune oportunamente, y así se evitará que los proveedores de atención médica se encuentren aún más ocupados tratando pacientes enfermos. Mantener informados a los proveedores acerca de la planificación de las clínicas de la SLV también los ayudará a calcular cuántas vacunas contra la influenza necesitarán disponer para sus propios pacientes.

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Preparar formularios y cartas para enviar a los padres/tutores

Aquí le presentamos las siguientes opciones de entrega - a través del niño, correspondencia y/o correo electrónico - a los padres/tutores para informarles de la planificación de las clínicas de la SLV y solicitarles permiso para vacunar a sus hijos. Cada uno de los siguientes documentos debe ser traducido y estar disponible en varios idiomas, según sea necesario por las características de la localidad.

Carta a los padres/tutores:

Entre la documentación enviada a los padres/tutores debe haber una carta que informe acerca de las clínicas de la SLV contra la influenza que se llevará a cabo en la escuela del niño. Generalmente, esta carta se envía como una carta de presentación que acompaña a otra documentación, entre ellas, el formulario de consentimiento, información acerca de la vacuna, y la fecha en que las clínicas de la SLV están programadas. Dicha carta también puede enviarse antes de la fecha prevista de la SLV, quizás incluso antes de que la vacuna esté disponible en esa área.

La carta a los padres/tutores [30 KB, 1 página] debe incluir:

una explicación sobre la razón por la cual se recomienda que sus hijos se vacunen contra la influenza,
un aviso que informe que la vacuna contra la influenza se ofrecerá en la escuela, junto con la(s) fecha(s) de la clínica para ambas dosis (en caso de que se planee organizar una clínica para la segunda dosis y sea posible establecer una fecha),
Una solicitud para el consentimiento de los padres, y
Información de contacto en caso de que los padres/tutores tengan preguntas o inquietudes.

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Formularios con consentimiento de los padres

El requisito para obtener el consentimiento de los padres antes de la vacunación, y el formato exacto y los puntos que deben incluirse en un formulario estándar de consentimiento, generalmente no está determinado por una regulación o ley federal. En cambio, los requisitos para el consentimiento informado están legislados o regulados por cada estado o jurisdicción, incluyendo las circunstancias en las cuales los menores pueden consentir su propio tratamiento médico. Si se planea obtener el consentimiento previo, los encargados de la planificación deben analizar este enfoque con los asesores legales locales y estatales antes de decidir implementarlo. También deben considerar si la ley local/estatal requerirá de consentimientos por separado para la administración de cada una de las series de vacunas de dos dosis.

Se adjuntan tres modelos que los encargados de la planificación del programa de la SLV pueden usar como puntos de partida para elaborar formularios de consentimiento de acuerdo con las leyes locales y estatales y los requisitos que se apliquen. Estos modelos de formularios de consentimiento pueden modificarse para cumplir con los requisitos locales y estatales. Debido a que algunos programas de SLV contra la influenza no aplican la segunda dosis de la vacuna contra la influenza, estos formularios de consentimiento fueron desarrollados para programas que aplican sólo una dosis de la vacuna a los alumnos. En caso de aplicar una segunda dosis de la vacuna, es probable que se deba recopilar información adicional acerca de los historiales de vacunación contra la influenza.

Aunque el consentimiento a ser vacunado generalmente no está regulado por ley federal, ésta (así como la ley estatal) pueden regular el uso de un centro de vacunación o la divulgación de información médica de identificación personal en cuanto al niño.

El primer modelo del formulario de consentimiento está diseñado para la formulación de la vacuna inyectable, el segundo modelo del formulario de consentimiento está diseñado para la formulación de la vacuna intranasal y el tercer modelo del formulario de consentimiento está diseñado para las formulaciones tanto de la vacuna inyectable como de la intranasal. Elegir el formulario correcto para entregar a los padres/tutores dependerá de la fórmula de la vacuna (vacuna intranasal viva atenuada [LAIV], vacuna inyectable inactiva, o ambas) que se aplicará en la clínica de la SLV.

Ver plantilla de formularios de consentimiento:

A continuación, encontrará notas acerca de cada sección en la plantilla de formularios de consentimiento:

Sección 1

Información acerca del niño que recibe la vacuna: esta sección incluye sugerencias para recoger información personal y demográfica.

Sección 2

Examen médico para la elegibilidad de la vacuna: esta sección incluye preguntas en el examen médico para la elegibilidad de la vacunación estándar, ya sea inyectable o ambas, inyectable e intranasal.

Sección 3

Consentimiento: esta sección incluye una declaración y un espacio para la firma de los padres/tutores para consentir o rechazar la vacunación en representación de su hijo. Además, los encargados de la planificación pueden incluir una opción para padres/tutores para seleccionar el tipo de vacuna (ej. intranasal, inyectable o sin preferencia) que ellos prefieren que se le administre a su hijo con una declaración en la que la preferencia se concederá según la disponibilidad de la vacuna y la elegibilidad del niño. Observe que las leyes estatales varían en cuanto a que si una firma de los padres será suficiente para ambas dosis.

Sección 4

Registro de vacunación: esta sección incluye sugerencias para recoger información en cuanto a la vacuna y su administración.

Los encargados de la planificación del programa de la SLV tal vez quieran incluir también incluir una sección para consentimiento o autorización de divulgación de cierta información médica, personal, demográfica y/o sobre vacunación. La información sobre los estudiantes contenida en el formulario de consentimiento de la vacuna puede estar protegida por las leyes o regulaciones estatales o federales sobre privacidad. Se recomienda solicitar dicha autorización, según las necesidades locales y/o leyes tales como la Ley de Privacidad y Derechos Educacionales de la Familia (FERPA) o Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPPA, por sus siglas en inglés).

Los siguientes son ejemplos de autorizaciones que podrían requerir los encargados de la planificación del programa de la SLV, entre los que se incluyen una declaración con una solicitud de la firma de los padres en el formulario de consentimiento:

La publicación de información a las autoridades de salud pública (ej. para ingresar en un registro de inmunización para requisitos de informe sobre la influenza)
La publicación de información al proveedor de atención médica del niño (ej. para la inclusión en el registro de la asistencia médica del niño)

La entidad que dirige el programa de vacunación es responsable sólo por usar y revelar la información sobre la salud del niño, que es coherente con las leyes aplicables. Por ejemplo, la entidad debe saber si está sujeta a la Regla de Privacidad de HIPAA, la cual sólo se aplica a ciertos proveedores de atención médica, a planes de salud, a centros de intercambio de información médica, a FERPA, la cual sólo se aplica a la agencia o instituciones educativas que reciben financiación del Departamento de Educación, y/o a otras leyes federales o estatales.

Las entidades sujetas a la Regla de Privacidad HIPAA pueden usar o divulgar información de la salud de un menor con autorización firmada por el padre o el tutor, con derecho a tomar decisiones sobre la asistencia médica del niño, que cumple los requisitos de HIPAA o sin dicha autorización a los fines del tratamiento y la salud pública y otros fines. (Nota: Los asuntos sobre las leyes FERPA e HIPAA se tratan a continuación en "Asuntos legales”).

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Tiempo y procedimientos para obtener consentimiento

Los encargados locales y estatales de la planificación pueden entregar a los padres formularios de consentimiento antes de que la vacuna contra la influenza esté disponible. Los beneficios de dicho procedimiento, si se determina que es legalmente viable y factible en la jurisdicción en la que se llevarán a cabo las clínicas de SLV contra la influenza, son que las vacunas pueden ser administradas a los niños autorizados no bien se las recibe en el centro de vacunación, y que los encargados de la planificación pueden estar mejor capacitados con personal adecuado y equipados con vacunas y suministros.

Para proporcionar a los padres/tutores la información en la cual pueden basar su decisión de consentir, se les puede brindar la Declaración de información sobre la vacuna contra la influenza (VIS, siglas en inglés), la cual describe la mejor noción actual de los riesgos y beneficios que se pueden esperar de la vacuna contra la influenza (ver VIS para conocer la fórmula inactiva inyectable de la vacuna y VIS para la fórmula viva atenuada intranasal de la vacuna), junto con una carta de presentación (ver Modelo de cartas para obtener el consentimiento anticipado de los padres para la vacunación [26 KB, 1 página] y modelo para informar a los padres sobre la futura programación de clínicas). Para documentar la decisión de consentir, los padres deberán recibir el formulario de consentimiento apropiado para completarlo y devolverlo a la escuela (ver modelo de formulario de consentimiento para usar con fórmula de vacuna inyectable intramuscular, modelo de formulario para usar con la fórmula de vacuna intranasal de virus vivos atenuados y el modelo de formulario de consentimiento para usar con fórmula de vacuna tanto inyectable intramuscular como viva atenuada intranasal).

Si se obtiene el consentimiento de los padres mucho antes de vacunar al niño, existe un mecanismo para que los padres/tutor retiren el consentimiento antes del momento de vacunar al niño, si lo desean. También debería implementarse un mecanismo para padres/tutor que inicialmente rechazan dar el consentimiento para que se vacune a su hija/o, y luego cambian de opinión y permiten que se lo vacune. Además, si se tiene conocimiento de que se administrará LAIV, se deberá confirmar por anticipado que el niño no ha recibido otra vacuna viva (ej. vacunas contra varicela o sarampión, papera, rubéola [MMR]) dentro de las cuatro semanas de la clínica de la SLV.

Si los encargados de la planificación deciden aplicar el consentimiento con anticipación al momento de aplicar la vacuna al niño, como se describe anteriormente, se podría enviar también un paquete informativo un poco antes de la clínica (ej. dos o tres semanas antes). Este procedimiento podría servir para anunciar o recordarles a los padres la fecha de la clínica, brindar un formulario oficial de la VIS para aquellos que no han recibido uno, y recordarles a los padres/tutores los mecanismos disponibles para cambiar el estado de su consentimiento.

Los encargados de la planificación deben discutir este enfoque con los asesores legales locales y estatales antes de decidir implementarlo. También deben considerar si la ley local/estatal requerirá de consentimientos por separado sobre la administración de cada una de las series de vacunas de dos dosis.

Se brinda importante información acerca del uso de la plantilla de formulario de consentimiento. Remítase a la sección a continuación en "Aspectos legales" para obtener información importante sobre responsabilidad, licencias, FERPA e HIPAA.

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Declaraciones de información sobre la vacuna

Las Declaraciones de información sobre la vacuna (VIS, por sus siglas en inglés) son planillas informativas elaboradas por los CDC en donde se explica a los receptores de las vacunas, sus padres, o representantes legales los beneficios y riesgos de una vacuna. También incluyen información acerca de las indicaciones y la elegibilidad para cada vacuna. Se debe incluir una VIS apropiada (dependiendo de qué fórmula de vacuna contra la influenza se administre:fórmula inactiva inyectable o fórmula viva atenuada intranasal) entre otros materiales provistos a los padres/tutores antes y después de la aplicación de la vacuna.